Einladen und persönliche E-Mail senden

Für verschiedene Arten der Benachrichtigung stehen flexible Möglichkeiten bereit, um Teilnehmende zur Sitzung einzuladen, oder im weiteren Verlauf Nachrichten per E-Mail auszutauschen. Diese Funktionen befinden sich in der Teilnehmenden-Leiste am oberen linken Bildschirmrand. Über die drei Punkte öffnet sich ein Menü mit diesen Einträgen:

Abbildung: E-Mail senden und einladen

Persönliche E-Mail senden

Die Funktion "Persönliche E-Mail senden" erlaubt es Ihnen, eine E-Mail mit eigenem Text zu verfassen und diese mit Ihrer üblichen Absenderadresse zu versenden. Dies ist vor allem auch beim Erstkontakt ein sehr sinnvoller Weg.

Nach Klick auf den entsprechenden Menüeintrag öffnet sich eine E-Mail, in welcher bereits ein Link zur Sitzung und zusätzliche Informationen eingetragen sind. Der Text kann anschließend individuell angepasst werden. Bitte schreiben Sie einen persönlichen Einladungstext und senden Sie die E-Mail ab. Sie finden die E-Mail unter Ihren gesendeten E-Mails in Ihrem eigenen E-Mail-Postfach.

Abhängig von ihrem E-Mail-Programm ist der passende Eintrag auszuwählen: "Outlook" oder "andere Apps" (Apple Mail, Thunderbird, etc.). Leider unterscheiden sich die Aufrufe der Anwendungen, sodass die E-Mail-Adressen nur beim passenden Eintrag übernommen werden.

Voraussetzung für das Öffnen der E-Mail ist, dass Ihr persönliches E-Mail-Programm im Betriebssystem aktiv ist. Öffnet sich kein E-Mail-Programm oder das falsche Programm, dann stellen Sie im Betriebssystem ein anderes E-Mail-Programm ein.

Technischer Hinweis: Es wird die Standard-Mailanwendung Ihres Betriebssystems geöffnet. Sollte sich keine Anwendung öffnen, dann überprüfen Sie bitte die Einstellungen Ihres Betriebssystems zur Handhabung von E-Mails bzw. "MAILTO-Links".

Bei Windows 10 z.B. definieren Sie die dafür vorgesehene Standard-App, indem Sie nachfolgende Einstellung aufrufen und bei Bedarf korrigieren:

Sie können entweder links unten an Ihrem Bildschirmrand die "Suche" (Lupe oder Cortana-Ring) benutzen, oder Sie öffnen das Windows-Startmenü, wählen "Einstellungen" (Zahnrad) aus, und gehen hier in das Menü "Apps". Dort finden sie links den Reiter "Standard-Apps".In dem Menü- "E-Mail" wird Ihnen dann eine Auswahl an Anwendungen geboten, die Sie für Ihren E-Mail-Verkehr benutzen können.

Abbildung: Standard-App mit der Suche auswählen

Abbildung: MAILTO-Anwendung

Einladen per Standard-E-Mail

Als Standard-E-Mail wird in diesem Zusammenhang eine vom Portal versendete E-Mail bezeichnet. Diese Variante hat den Vorteil, dass ein Kalendereintrag versendet werden kann – bietet aber keine weitere Einflussnahme auf den Mail-Text und den Absender. Die Standard-E-Mail steht nicht für Ad-hoc-Sitzungen zur Verfügung, da für diese zuvor keine Gruppen mit den Empfängern definiert wurde.

Über diese Funktion kann allen Sitzungsteilnehmenden per E-Mail ein Einladungslink für die Sitzung zugesendet werden. Der Sitzungsname wird in der E-Mail sowohl im Betreff als auch beim Sitzungslink automatisch eingetragen. Wurde für die Sitzung ein Start- und Ende-Datum eingetragen, dann wird der E-Mail eine Datei im Format "ICS" als Anhang angefügt. Durch Aufruf dieses Anhangs können die Empfangenden den eingestellten Zeitraum im persönlichen Kalender speichern. Dieser Kalendereintrag enthält ebenfalls den Link zur Sitzung. Ihr Name wird in der Standard-E-Mail als "einladende Person" eingetragen, so dass die Empfänger wissen, wer diese Einladung ausgesprochen hat. Sie selbst erhalten ebenfalls diese E-Mail, so dass Sie den Kalendereintrag ebenfalls speichern können.

Benachrichtigen per Standard-E-Mail

Durch Klick auf das Glockensymbol im Menü bzw. Aufruf des Menüpunktes "Benachrichtigen per Standard-E-Mail" wird den übrigen Sitzungsteilnehmenden vom Portal eine E-Mail mit dem Sitzungslink und dem Hinweis darauf gesendet, dass in der Sitzung gearbeitet wurde. Diese Benachrichtigungsart empfiehlt sich vor allem bei eingespielter zeitversetzter Arbeit in der Sitzung, wenn nur ein kleiner Hinweis auf Änderungen versendet werden soll.

Diese Funktion steht alle Sitzungsteilnehmenden zur Verfügung, so dass individuell entschieden werden kann, ob die übrigen Sitzungsteilnehmenden darüber informiert werden sollen, dass in dieser Sitzung gearbeitet wurde.